Berechtigungen

Archive können (vergleichbar mit einem Aktenschrank im Büro) mit einem Archivschlüssel versehen werden. Unterschiedliche Anwender können verschiedene Schlüssel besitzen. Auf diesem Weg können die Zugriffsberechtigungen unterschiedlicher Anwender auf die Dokumente ganz einfach und verständlich geregelt werden.

Schlüssel können auch verschiedene Rechte aufweisen, so dass zwischen einem Lese- und einem Schreibzugriff differenziert werden kann.

Referenzen und Verweise

Manchmal sollen Dokumente auch in verschiedene Ablageordner einsortiert werden. Als Beispiel könnte es einen Ordner für Eingangs- rechnungen eines bestimmten Jahres geben, gleichzeitig aber auch einen Ordner für jeden Lieferanten und einen weiteren Ordner für die Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden.

Durch Referenzen können Verweise auf Dokumente in einen unterschiedlichen Kontext gebracht werden, ohne dass ein Dokument mehrfach physikalisch im Archiv vorhanden sein muss.

Indextypen und SmartLinks

Durch Angabe eines Datentyps (Zeichen, Datum, Zahl, Ja/Nein) für Indexfelder ist eine zielgerichtete Recherche möglich. Dadurch kann in einem bestimmten Datumsbereich (von-bis) gesucht werden oder auch nur ein Teil einer Zeichenkette.

Smartlinks sind eine besondere Form eines Indexfeldes, das sowohl die Suche nach einem bestimmten Geschäftsobjekt (bspw. nach dem Namen eines Mitglieds) erlaubt als auch eine direkt Verknüpfung dazu erstellt.

Druck ins Archiv

Im Vereinsmeister erstellte Belege, Serienbriefe, Mails oder Listen können direkt ins Archiv gedruckt werden. Dabei wird eine PDF-Datei erstellt, die dann automatisch aus dem Kontext mit Indexmerkmalen versehen wird und im Zielpfad abgelegt wird. Handelt es sich um ein Dokument mit einem fachlichen Bezug zu einem Mitglied (bspw. Rechnung oder Serienbrief), dann erfolgt auch die Verknüpfung mit dem entsprechenden Mitglied ganz automatisch.

Universelle Suche

Standardmäßig erfolgt eine Recherche nach der Dokumentenart und den dort definierten Indexmerkmalen. Universelle Suchmasken ermöglichen die Recherche nach Dokumenten auch über Indexfelder, die in mehreren Dokumentenarten gleich sind.

Besitzen bspw. sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen eine Rechnungsnummer als Indexmerkmal, erlauben universelle Suchmasken die Recherche nach allen Dokumentenarten, die eine bestimmte Rechnungsnummer haben.

Teilen von Dokumenten

In lokalen Netzwerkumgebungen (Mehrplatzbetrieb in einer Geschäfts- stelle) kann eine zentrale Ablage von Dokumenten auf einem Fileserver oder NAS erfolgen.

In verteilten Umgebungen (bspw. Zugriff von privaten PCs von zu Hause aus) kann eine Ablage auf einem Cloud-Speicher (Azure Blobs, NextCloud, WebDAV) erfolgen. Durch die im Vereinsmeister bereits vorhandene Cloud-Synchronisation werden auch die DMS-Daten zwischen den Anwendern synchronisiert.

Wiedervorlage und Fristen

Dokumente können mit einer Aufbewahrungs- und Löschfrist versehen werden. Durch Angabe eines Wiedervorlagedatums kann automatisch an eine Frist erinnert werden.

So wird keine Vertragsverlängerung, keine Zahlungsfrist und kein Wartungstermin mehr vergessen.

Versionierung und geschützte Ablage

Durch Aktivierung der Versionierung eines Dokumententyps werden bei einer Änderung des Dokumentes alle vorhergehenden Versionen beibehalten und können wiederhergestellt werden.

Wird ein Dokument als schreibgeschützt markiert, sind generell keine Änderungen oder Löschungen mehr möglich.

Mails und Vorlagen

Abgelegte Dokumente können mit als Mailanhang einer Serienmail versendet werden oder als Vorlage für Serienbriefe mit MS-Office oder SoftMaker herangezogen werden.

Da die Dokumente im Originalformat abgelegt werden, können diese auch aus dem Archiv heraus lokal gespeichert und mit der zugeordneten Anwendung wieder angezeigt oder geöffnet werden.

CRM

Durch die integrierte CRM-Funktion können Kontakte mit Mitgliedern oder externen Adressen kategorisiert und gespeichert werden. Dadurch kann eine Kontakthistorie aufgebaut werden.

Nach Kontaktarten kann im Mitgliederstamm gefiltert werden und eine Vorlage für eine entsprechende Auswertung liefern wir selbstverständlich auch direkt mit.

Direkte Scannersteuerung

Die direkte Scannersteuerung ist mit fast allen Scannern kompatibel, die den TWAIN-Standard anbieten. Somit können Dokumente direkt und ohne Zwischenspeichern ins Archiv gescannt werden.

Scandokumente können direkt im gleichen Schritt in PDF oder (mehrseitige) TIFF-Dateien gewandelt werden. Auch automatische Dokumenteneinzüge (ADF) werden unterstützt und alle gescannten Seiten werden zu einem einzelnen Dokument zusammengefasst.

Integrierter Viewer

Für eine digitale Langzeitarchivierung werden Dokumente in der Regel als TIFF oder PDF abgelegt. Die Umwandlung des Scandokumentes efolgt direkt beim Einscannen in einem Schritt und ohne Zwischenspeichern.

Für PDF, TIFF und andere Bilddateien muss kein externes Anzeigeprogramm installiert werden. Der integrierte Viewer ermöglicht auch das Drehen, Zoomen, Drucken und das Blättern in mehrseitigen Dokumenten.

Die SOLO-Edition des DMS-Moduls bietet den besonders preiswerten Einstieg in das Dokumentenmanagement für Einzelanwender, die eine "Standard-" oder "Professional"-Edition einsetzen. Hiermit ist eine Ablage von Dokumenten auf der lokalen Festplatte für einen Anwender möglich.

Die MULTI-Edition bietet alle Merkmake des Moduls und gilt für alle in einer Umgebung lizenzierten Anwender. D.h. das Modul muss lediglich ein Mal pro Umgebung bzw. pro vorhandener Basislizenz (nicht pro Anwender) lizenziert werden.

Alle Nutzer des DMS-Moduls müssen gleichzeitig auch durch eine Basislizenz des Vereinsmeisters ("Professional"- oder "Network"-Edition) abgedeckt sein. Das gilt auch dann, wenn die betreffenden Anwender ausschließlich das DMS-Modul nutzen und keine weiteren Funktioen der Basissoftware verwenden. Die Basislizenz kann auch eine Bankenlizenz von einer unserer Partnerbanken sein.

• Aktivierungsschlüssel
• Handbuch als PDF-Datei

Es gelten die Systemvoraussetzungen des GLS Vereinsmeisters.

Speicherplatz auf der lokalen Festplatte, Fileserver oder NAS oder Cloud-Speicher je nach Anzahl und Größe der Dokumente.

Durch die Miete eines Cloud-Speichers können zusätzliche Kosten beim jeweiligen Anbieter entstehen.

Vorstellungsvideo

Ein kleines Vorstellungsvideo, das die wesentlichen Funktionen des Moduls einmal ganz kurz erläutert, finden Sie auf unserem Youtube-Kanal