Der Vereinsmeister erlaubt - je nach Edition - mehrere Betriebsweisen: Einzelplatz auf einem PC, Einzelplatz mit Datensynchronisation zwischen mehreren Anwendenr und Mehrplatzbetrieb.
In der letztgenannten Variante kann ein Mehrplatzbetrieb in einer geschlossenen Umgebung (lokales Netzwerk, ohne Cloud) in einer Geschäftsstelle erfolgen oder aber auch die Möglichkeit einer verteilten Arbeitsweise (von zu Hause aus) bieten. In allen Fällen bleiben Sie "Herr Ihrer Daten", d.h. in einer privaten Cloud müssen Sie den Zugriff und die Verwaltung Ihrer Daten nicht an einen Fremdanbieter übertragen.
"One size fits all" ist den meisten Vereinen zu wenig und deckt selten den Bedarf jedes Anwenders. Daher gibt es für den Vereinsmeister gleich mehrere Betriebsarten. In den folgenden Beispielen zeigen wir Ihnen die am häufigsten vorkommenden Betriebsarten aller Editionen (mit oder ohne Cloud). Es sind aber durchaus noch weitere Varianten denkbar.
Wenn Sie nicht sicher sind, welche Variante für Ihren Verein optimal ist: fragen Sie uns einfach! Eine professionelle Beratung gehört selbstverständlich zu unserem Service.
Die einfachste Betriebsart ist eine Einzelplatzinstallation mit lokaler Datenbank (ohne Cloud). Diese Variante ist mit der Standard- und Professional-Edition möglich. Die Daten können in der integrierten Datenbankengine (Standard- oder Pro-Edition) liegen oder in einem lokal installierten Microsoft SQL-Server (nur Professional-Edition) verwaltet werden.
Ein Datenaustausch ist über eine Cloud-Synchronisation ohne viel Aufwand und mit sehr geringen Kosten umsetzbar.
Hierbei nehmen die Anwender/innen verschiedene fachliche Rollen ein, die meistens ohnehin in jedem Verein vorhanden sind. Bspw. übernimmt ein Anwender die Mitgliederverwaltung, ein weiterer die Buchhaltung und ein dritter die Korrespondenz. Alle Anwender/innen können in ihrer Rolle unabhängig voneinander arbeiten.
Jeder Anwender behält weiterhin eine lokale Datenbank im Einzelplatzbetrieb. Die Synchronisation der Änderungen jedes Anwenders wird über eine Cloud-Datenbank (MS SQL Azure) realisiert. Diese liegt DSGVO-konform in einem Rechenzentrum in Europa (Deutschland, Niederlande, Irland). Diese Betriebsart ist mit der Professional-Edition standardmäßig realisierbar.
In Vereinen mit eigener Geschäftsstelle ist die Network-Edition in Verbindung mit einen Datenbankserver im lokalen Netzwerk (ohne Cloud) die Basis für einen Mehrplatzbetrieb mit theoretisch beliebig vielen Anwender/innen. Alle Anwender können mit der Network-Edition gleichzeitig und unabhängig voneinander arbeiten.
Der Vereinsmeister Client läuft auf den Arbeitzplatzrechnern, während die Datenhaltung ein Microsoft SQL-Server (Windows), MySQL/MariaDB (Linux/Windows) oder PostgreSQL (Linux/Windows) übernimmt. Dabei kann entweder ein eigener Server eingesetzt werden oder einer der Windows-Arbeitsplätze übernimmt gleichzeitig die Rolle des Datenbankservers. Wird ein MS SQL-Server gewählt, reicht die kostenfreie "Express"-Edition auch für größere Vereine locker aus und wird daher in diesem Szenario von uns ausdrücklich empfohlen. Optional kann auch hier ein Terminalserver (Windows, Citrix, TSPlus) genutzt werden.
Die derzeit mit Abstand beliebteste Variante für einen Mehrplatzbetrieb mit der Network-Edition ist ein Terminalserver mit optionalem Webzugriff. Der Server kann bei einem beliebigen Provider gemietet werden und die Anwender/innen greifen einfach von zu Hause aus per Webbrowser zu.
Der Zugriff auf einen Terminalserver ist entfernt vergleichbar mit einer Fernwartung (bspw. Teamviewer). Allerdings hat hierbei jeder Benutzer seine eigene, unabhängige Sitzung und es können - lizenzabhängig - beliebig viele Anwender gleichzeitig arbeiten. Es werden hierbei keine Datenbankzugriffe über das Internet geleitet, sondern ledglich die Bildschirmausgaben und Tastatur- sowie Mauseingaben. Da hier nur sehr wenig Bandbreite erforderlich ist, eignet sich diese Art des Zugriffs bspw. auch für mobiles Arbeiten (bspw. LTE) und ist auch bei schwachen Internetverbindungen noch sehr performant.
In Verbindung mit unserem DMS-Modul können auch alle Belege sowie der gesamte Schriftverkehr gleich mit auf dem Server archiviert werden. Die Anwender/innen melden sich einfach und sicher von zu Hause aus per Webbrowser (Firefox, Chrome, Edge, Safari) mit Benutzernamen und Kennwort an. Optional kann der Zugang auch mit Hilfe einer Authenticator-App mit einem zweiten Faktor abgesichert werden. Selbstverständlich sind dabei unterschiedliche Berechtigungen über das User- und Rollenmodell einstellbar.
Hierfür ist entweder ein Windows-Server im Remote-Desktop-Betrieb erforderlich oder mit Hilfe einer serverseitigen Zusatzsoftware wie TerminalservicePlus erfolgt der Zugriff einfach per HTML5-Webbrowser (auch macOS oder Linux). Eine solche Lösung ermöglicht i.d.R. auch Remote-Drucken ohne spezielle Treiber.
Wir haben ein kurzes Video auf unserem Videokanal, wo man den Zugang per Browser einmal live sehen kann: Zugriff per WebBrowser.
Eine Installation des Vereinsmeister-Clients auf den Endgeräten ist bei dieser Variante nicht erforderlich.
Diese Variante bieten wir auf Wunsch auch mit Installation durch uns und betriebsfertiger Übergabe zum günstigen Pauschalpreis an. Da die Systemanforderungen sich nach Anwenderzahl und Datenmenge richten, erstellen wir Ihnen gerne ein maßgeschneidertes Angebot.
Oftmals ist auch bei Vereinen mit eigener Geschäftsstelle ein Remote-Zugriff auf den Server in der Geschäftsstelle erwünscht.
Für die Arbeitsplatz-PC gelten dann die gleichen Bedingungen wie bei der vorgenannten Variante im regulären Mehrplatzbetrieb mit der Network-Edition in der Geschäftsstelle. Als Server wird hier ein Windows-Server eingesetzt oder (bei wenigen Anwender) ein dedizierter Windows-10-PC, der ausschließlich die Serverrolle übernimmt. Der sichere Remote-Zugriff über ein verschlüsseltes "virtuelles privates Netzwerk" (VPN) wird entweder über den Remote-Desktop des Windows-Servers oder ein Zusatzprodukt wie TerminalservicePlus bzw. VirtualUI (Zugriff per Browser) realisiert. Im Vereinsmeister sind die notwenigen Schnittstellen zu VirtualUI bereits integriert. Die genannten Zusatzprodukte sind auch über uns hier im Shop beziehbar.
Eine Installation des Vereinsmeister-Clients auf den Endgeräten, die via Remote-Desktop (RDP) zugreifen, ist nicht erforderlich. Der RDP-Client ist bei Windows-PCs bereits vorinstalliert, steht aber auch für macOS (Apple) und viele Linux-Desktops zur Verfügung Da kein Dritter (bspw. Provider) beteiligt ist, bleiben die Daten vollständig in der Hand des Vereins.
In der vorgenannten Variante eines Betriebs in einer Geschäftsstelle (oder beim Vorstand zu Hause) mit Remote-Zugriff kann auch ein NAS (Network-Attached-Storage) die Rolle eines Servers übernehmen.
Bei einem NAS handelt es sich um einen kleinen "All-In-One"-Server, der ursprünglich eher für die Ablage von Dokumenten bestimmt ist. Viele NAS haben aber bereits eine Datenbank (MySQL od. MariaDB) integriert und einige NAS sind auch in der Lage, virtuelle Maschinen zu hosten sowie ein VPN zur Verfügung zu stellen. Eine Installation des Vereinsmeister-Clients auf den Endgeräten, die remote zugreifen, ist nicht erforderlich. Der Fernzugriff kann wahlweise per Remote-Desktop (RDP) oder per Browser bspw. über eine DynDNS-Adresse erfolgen. Bei Einsatz unseres DMS-Moduls können auch die Dokumente und Belege auf dem NAS gespeichert werden. In unserem Video-Portal finden Sie zu dieser Betriebart auch ein Video.
Hinweis: Für diese Betriebsart muss das NAS ganz spezielle Voraussetzungen erfüllen und es sind z.T. Zusatzlizenzen (bspw. TSPlus, über unseren Shop bestellbar) erforderlich. Damit erfordert diese Variante i.d.R. in der Erstbeschaffung eine deutlich höhere Investition, ist aber anschließend frei von Folgekosten oder Monatsgebühren. Auch die Daten bleiben zu 100% in der Hand des Vereins, da kein Dritter (bspw. Provider) beteiligt ist. Wir helfen gerne bei der Auswahl und Zusammenstellung der notwendigen Komponenten für diese Variante und machen dazu ein individuelles, umfassendes Angebot. Wir übernehmen auf Wunsch auch die Installation zu einem niedrigen Pauschalpreis. Stimmen Sie sich unbedingt vor einer Beschaffung eines NAS mit uns ab, wenn Sie diese Variante ins Auge fassen!
Bei Vereinen ohne eigene Geschäftsstelle, wo die Anwender verteilt bzw. von zu Hause aus gleichzeitig und unabhängig arbeiten sollen, ist ein Datenbankserver bei einem Hosting-Anbieter eine mögliche Lösung.
Kleine Linux-Server können - je nach Provider häufig schon für einstellige Monatsbeträge als virtuelle Maschinen gemietet werden und eignen sich sehr gut als Datenbankserver mit MySQL, MariaDB oder PostgreSQL.
Auf den Windows-Endgeräten der Anwender wird dann neben dem Vereinsmeister-Client in der Network-Edition lediglich noch ein kleiner Datenbanktreiber installiert und zwischen allen Beteiligten und dem Server beim Provider ein sicheres VPN eingerichtet.
Wichtig: ein simples Shared-Hosting-Angebot, wo bspw. ein Webhosting-Paket eine geteilte Datenbank enhält, ist aus verschiedenen Gründen für diese Art des Betriebs nicht geeignet.
Da hier die Datenbankzugriffe gesichert über den VPN-Tunnel erfolgen, ist diese Betriebsart - je nach Internetbandbreite - natürlich etwas langsamer als eine lokale Datenbank oder ein Terminalserver. Trotzdem ist diese Betriebsart bei unseren Anwendern sehr beliebt.
Nicht nur Ihre Mitgliederdaten, Abrechnungen usw. können in der privaten Cloud verwaltet werden. Auch unser DMS-Modul ist in der Lage, Dokumente und Belege in der Cloud abzulegen und diese allen Anwendern des Vereinsmeisters zugänglich zu machen.
Bei den unterschiedlichen Cloud-Typen unterscheidet man zwischen öffenlicher (public) Cloud, privater Cloud und hybrider Cloud.
In einer öffenlichen Cloud geben Sie Ihre Daten an einen Cloud-Anbieter zur eigenständigen Verwaltung in der von ihm angebotenen Cloud-Software. Dort werden die Daten zusammen mit den Daten anderer Kunden gespeichert und verarbeitet. Der Cloud-Anbieter hat vollen Zugriff auf alle Inhalte. Um den gesetzlichen Vorgaben der DSGVO zu genügen, ist ein sog. "Vertrag über Auftrags- verarbeitung" (AV) mit dem Anbieter notwendig. In der Regel müssen auch die Mitglieder zustimmen, dass ihre Daten an einen Drittanbieter weitergereicht werden.
Bei einer privaten Cloud ist der Verein selbst Betreiber der Cloud-Umgebung (auf eigenen oder gemieteten Rechnern). Sie müssen Ihre Daten nicht in femde Hände geben, um Cloud-Funktionalitäten nutzen zu können. Nur die Administratoren und autorisierte Anwender des Vereins haben direkten Zugriff auf die gespeicherten Daten. Eine private Cloud kann mit dem GLS Vereinsmeister auf eine der o.g. Arten betrieben werden.
Eine hybride Cloud ist eine Mischung aus beiden vorgenannten Varianten.
Nicht alle hier genannten Funktionen sind in allen Editionen gleichermaßen verfügbar. Beachten Sie die o.g. Vergleichstabelle zu den Unterschieden.
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